Tietosuojaseloste – Mili's Food & Café

JÄÄTELÖKEISARIT OY JA MILI’S FOOD & CAFÉ ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Jäätelökeisarit Oy:n Mili’s Food & Café:n tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä

Jäätelökeisarit Oy Y3097828-8 Heinäkedontie 5A40 02390 040-1699441, info@milisfood.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on Nea Wikström, info@milisfood.fi

3. Rekisterin nimi

Jäätelökeisarit Oy, Mili ́s Food & Café

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Jäätelökeisarit Oy:hyn. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen.
Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiak-kaalta otetaan tilausta tehtäessä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
asiakassuhdeviestintä
asiakkaan tekemien varausten käsittely
palveluiden myynti ja toteutus
maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi,
rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja

asiakkaan etu-ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
varauksia koskevat tiedot
asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot,mahdolliset maksuviivetiedot
tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointi tekstiviestitse tai sähköpostitse)
tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
mahdolliset asiakaspalaute-ja reklamointitiedot
mahdolliset erityisruokavaliotiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:

Yritysasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
Mahdolliset asiakaspalaute-ja reklamointitiedot*

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Henkilötiedot syntyvät tilauksia tehtäessä, palvelujen käytön ja ostosten yhteydessä ja mahdollisesti kolmansilta tahoilta saatavat tiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmä

Yritykset, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun pidetään tietosuoja-asetuksen tarkoittamina käsittelijöinä. Käsittelijä toimii palveluntarjoaja, joka toimittaa rekisterinpitäjälle asiakasrekisteriohjelmiston ja siihen liittyvät ylläpitopalvelut. Asiakasrekisterissä oleviensuoramarkkinointiin käytettävien yhteystietojen käsittelijänä toimii palveluntarjoa-ja, joka tarjoaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointiviestien lähettämiseen tarvittavan ohjelmistopalvelun

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 6kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta. Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja ku-ten kirjapitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste. Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksitietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn onolemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksenpalveluita 3vuoteenAika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 6kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta. Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja ku-ten kirjapitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste. Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksitietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn onolemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki). Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi. Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla(tietosuojaasetus artikla 6 artikla 1 kohta ealakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisensopimuksen 13 perusteella(tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b ala-kohta)Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tie-tosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsaRekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) senselvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitäkieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekis-terinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).Oikeus tietojen oikaisemiseenRekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Oikeus tietojen poistamiseenRekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä -rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässätapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädän-töön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyäRekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuurekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseensopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä japerusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut,oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojenkäyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen. Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamistaRekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstärajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissatilanteissa:-rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa,kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden-käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista-rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitseeniitä 15 oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi taipuolustamiseksi tai-rekisteröityon vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtai sesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseenSiltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassamuodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdävalitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen,rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaanhenkilöllisyytensä virallisellahenkilöllisyystodistuksellatai muulla luotettavalla tavalla.